Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA)

Was macht ein/e Pharmazeutisch-kaufmännische/r Angestellte/r (PKA)?

Wenn die Apotheke ein Theaterstück ist, stehen Apotheker und PTAs auf der Bühne, aber die PKA führt die Regie im Hintergrund. Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte sind die betriebswirtschaftlichen Manager der Apotheke. Sie sorgen dafür, dass lebenswichtige Medikamente verfügbar sind, die Lagerhaltung stimmt und die Zahlen passen. Ohne PKA würde das komplexe System einer modernen Apotheke schnell stillstehen.

Das Herzstück: Die Warenwirtschaft

Der Hauptarbeitsplatz der PKA ist oft das sogenannte “Backoffice”. Hier managen sie das Warenwirtschaftssystem. Sie bestellen Medikamente beim Großhandel, überwachen Liefertermine und kontrollieren den Wareneingang. Ein besonders wichtiger Punkt ist dabei die Fälschungssicherheit (Securpharm-System) und die Lagerung empfindlicher Arzneien (z. B. Kühlware oder Betäubungsmittel).

Neben der Logistik sind PKA oft für die kaufmännische Verwaltung zuständig. Sie bearbeiten Rechnungen, kontrollieren Lieferscheine und bereiten die Abrechnung der Rezepte mit den Krankenkassen und Rechenzentren vor.

Kreativität und Kundenkontakt

Auch wenn der Schwerpunkt im Büro liegt, sind PKA im Verkaufsraum (Offizin) präsent. Sie beraten Kunden kompetent zu freiverkäuflichen Produkten wie Kosmetik, Diätmitteln oder Verbandsmaterial. Zudem sind sie oft die kreativen Köpfe der Apotheke: Sie gestalten Schaufenster, planen Marketingaktionen oder betreuen den Social-Media-Auftritt und den Online-Shop der Apotheke.

Die Ausbildung: Kaufmännisches Wissen trifft Pharmazie

Die Ausbildung dauert drei Jahre und findet dual in der Apotheke und der Berufsschule statt. Sie ist primär kaufmännisch ausgerichtet, vermittelt aber wichtiges medizinisches Basiswissen.

Was wird gelernt?

In der Berufsschule liegt der Fokus auf Betriebswirtschaft: Rechnungswesen, Marketing, Wirtschaftslehre und Datenverarbeitung stehen auf dem Stundenplan. In der Apotheke lernen Auszubildende das Sortiment kennen. Sie erfahren, wie man Preise kalkuliert, wie das Bestellwesen funktioniert und welche rechtlichen Vorschriften für Arzneimittel gelten. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Kommunikation, sowohl für das Gespräch mit Kunden als auch für Verhandlungen mit Lieferanten.

Voraussetzungen und Eignung

Rein rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben, in der Praxis haben die meisten Auszubildenden einen mittleren Bildungsabschluss (Realschule) oder einen sehr guten Hauptschulabschluss.

Wichtiger als Noten ist ein ausgeprägtes Ordnungstalent. In der Apothekenlogistik muss jeder Handgriff sitzen, ein vertauschtes Medikament kann gefährlich sein. Spaß an Zahlen und organisatorischen Aufgaben ist essenziell. Da PKA auch ans Telefon gehen und Kunden beraten, sind Kontaktfreudigkeit und ein gepflegtes Auftreten ebenfalls wichtig.

Der Unterschied: PKA vs. PTA

Diese Unterscheidung ist zentral für die Berufswahl, da sich die Tätigkeiten stark unterscheiden:

• PKA (Kaufmännischer Fokus): Das Reich der PKA ist das Büro und das Lager. Sie dürfen keine verschreibungspflichtigen Medikamente verkaufen und keine Arzneimittel im Labor herstellen. Ihr Fokus liegt auf Organisation, Einkauf und Marketing.
• PTA (Pharmazeutisch-technischer Fokus): PTAs arbeiten primär im Handverkauf und im Labor. Sie dürfen unter Aufsicht des Apothekers Medikamente abgeben, beraten zu Wirkstoffen und stellen Salben oder Kapseln her.

Einsatzorte: Nicht nur die Ecke-Apotheke

Der klassische Arbeitsplatz ist die öffentliche Apotheke. Doch PKA sind als kaufmännische Fachkräfte im Gesundheitswesen vielseitig einsetzbar:

• Krankenhausapotheken (Schwerpunkt Logistik und Einkauf)
• Pharmazeutischer Großhandel
• Versandapotheken und Online-Shops
• Krankenkassen und Abrechnungszentren
• Drogeriemärkte
• Pharmaindustrie (Verwaltung oder Vertrieb)

Gehalt und Verdienst

Die Gehälter im Apothekenwesen sind meist tariflich geregelt (Bundesrahmentarifvertrag, mit Ausnahme von Sachsen und Nordrhein). In den letzten Jahren wurden die Sätze angehoben.

Ausbildungsvergütung (Stand 2024/2025):

1. Ausbildungsjahr: ca. 838 Euro
2. Ausbildungsjahr: ca. 890 Euro
3. Ausbildungsjahr: ca. 943 Euro

Im Beruf: Das tarifliche Einstiegsgehalt liegt direkt nach der Ausbildung bei etwa 2.350 bis 2.500 Euro brutto. Mit zunehmender Berufserfahrung steigt das Gehalt tariflich an und erreicht nach einigen Jahren etwa 2.700 bis 3.000 Euro. PKA, die Zusatzaufgaben übernehmen (z. B. Leitung des Einkaufs oder E-Commerce-Management), verhandeln oft übertarifliche Gehälter.

Weiterbildung und Karriere

Der Beruf ist keine Sackgasse. Wer mehr Verantwortung übernehmen möchte, hat verschiedene Optionen:

• Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation: Für Führungsaufgaben im Management.
• Pharmareferent/in: Für den Wechsel in den Außendienst der Industrie.
• PTA-Ausbildung: Wer merkt, dass ihm der medizinische Teil mehr liegt, kann die Ausbildung zur PTA oft verkürzt anschließen.

Zukunftsaussichten: Der digitale Wandel als Chance

Der Beruf der PKA wird immer moderner. Durch die Einführung des E-Rezepts und die zunehmende Digitalisierung (Online-Bestellungen, App-Verwaltung) verlagern sich die Aufgaben. PKA werden zunehmend zu “Digital Managern” der Apotheke, die Schnittstellen pflegen und digitale Prozesse optimieren. Da Organisationstalente im Gesundheitswesen immer gebraucht werden, ist der Arbeitsplatz sicher, bietet geregelte Arbeitszeiten (meist kein Schichtdienst, freie Wochenenden je nach Apotheke) und ein familiäres Arbeitsumfeld.